ІНСТРУКЦІЯ користувача системи CRM -1551. Роль Модератор.                     План:

1. Залогінювання в систему
   1. Редагування профілю
   2. Робота з головним меню
2. Загальні правила роботи з системою
   1. Перегляд та редагування даних
   2. Збереження даних
3. Контроль секторів інспектора
4. Робота з дорученнями:
   1. Розпис на інспектора (ручний розпис)
   2. Розпис на підлеглу організацію
   3. Прийняття в роботу
   4. Закриття доручення
5. Налаштуванн автоматичного розпису доручень на інспектора
6. Перегляд доручень підлеглих організацій
7. Перегляд доручень інспекторів
8. Пошук доручень за номером звернення
9. Загальна інформація
10. Вихід з системи

                                                        Загальна інформація: надходження доручень на інспетора відбувається 2-ма шляхами:
- доручення автоматично розписується на організацію, в якій працює інспектор, потім модератор розписує дане доручення (див П. 4.3.1) на відповідного інспектора в залежності від об’єкту питання
- на сайті/мобільному додатку мешканець залишає звернення з типом Сміття, та позначає місце проблеми. Після збереження даного звернення на сайті воно автоматично надходить на відповідного інспектора в CRM – 1551 з типом Сміття, та об’єктом – Сектор. Інспектор в свою чергу виходить на об’єкт (з сайту прийдуть координати місця проблеми), ознайомлюється з проблемою та визначає виконавця даного доручення (описано в п 3.2). Після опрацювання виконавцем свого доручення по сектору інспектора, інспектору надається можливість підтвердити виконання (Закрити) чи спростувати виконання (повернути На доопрацювання) доручення прикріпивши протокол при необхідності (див. п 3.3). Картка доручення складається з декількох блоків інформації: Блок Загальна інформація – містить інформацію про питання для ознайомлення (тип надходження, номер питання, дату реєстрації питання, дані заявника, дані місця проблеми). Блок Доручення – розміщується основна інформація (дата надходження, тип доручення, головне доручення чи ні, стан, результат, резолюція, відповідальний (особа, на яку доручення розподілилося автоматично), виконавець – кінцевий виконавець доручення та дата контролю Дата надходження – дата, коли доручення розподілилося на виконавця, може відрізнятися від дати реєстрації питання. Головне – показує чи виконавець є головним в питанні. plugins_servlet_benryanconversion Визначається системою автоматично без можливості зміни виконавцем. Тип доручення – до виконання чи до відома. Визначається системою автоматично без можливості зміни виконавцем. Стан доручення – визначається системою автоматично, виходячи з комбінації Результат/Резолюція, без можливості зміни. Можливі стани доручень дивися  на ст. 3 Термінологія. Результат Розгляду – набір результатів доступних інспекторові. Резолюція – визначається виходячи з результату. Якщо стосовно обраного результату доступне 1 значення резолюції, то вона заповнюється автоматично, якщо декілька – потрібно обрати необхідну. Виконавець – поле доступно для редагування організації у якої в підпорядкуванні є інші організації. Обравши в даному полі підпорядковану організацію і натиснувши Зберегти доручення розписується на обрану. Для виконавців, у яких немає підпорядкованих організацій поле без можливочті редагування. Дата контролю – вказує термін, до якого потрібно опрацювати доручення. Надіслано до – виконавець, на кого доручення розподілилося автоматично. Коментра виконавця – короткий коментар, який надає виконавець, стосовно виконання доручення (до 500 символів). Коментра перевіряючого – короткий коментар, який надає інспектор, стосовно виконання доручення (до 500 символів).                                                      

1. Запуск системи та авторизація.

Для запуску ЄІАС « CRM -1551» з робочого місця виконавця необхідний лише інтернет-браузер. Для того щоб увійти в систему, необхідно в адресному рядку браузера ввести адресу додатку і натиснути клавішу “Enter” клавіатури. Для авторизації користувачеві необхідно ввести індивідуальний логін та пароль у відповідні поля та натиснути кнопку Увійти. (Рисунок 1) plugins_servlet_benryanconversion

Рисунок  1  . Вікно авторизації користувача 

Після входу у систему з'явиться головне робоче вікно з функціональними елементами.

Для здійснення редагування профілю користувача, на панелі меню згори ліворуч необхідно натиснути в меню на піктограму plugins_servlet_benryanconversion «Профіль» у правому верхньому куті вікна Системи. plugins_servlet_benryanconversion

 Рисунок   2. Піктограма «Профіль» меню користувача  

Після цього буде відкрита картка користувача, в якій користувач матиме змогу редагувати дані − змінити аватар та персональні дані (див. Рисунок 4 ). Після завершення редагування необхідно натиснути кнопку «Зберегти». plugins_servlet_benryanconversion

Рисунок   3. Картка редагування профілю користувача 

Також на панелі відображено піктограми переміщення на головну сторінку plugins_servlet_benryanconversion «На головну»,  навігація переміщення між попередньою та наступною сторінками plugins_servlet_benryanconversion «Назад» та «Вперед», оновлення сторінки plugins_servlet_benryanconversion «Перезавантаження» plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 4. Головне меню Також у правому верхньому куті відображено піктограми вивантаження plugins_servlet_benryanconversion та перегляду сповіщень plugins_servlet_benryanconversion . <HTML><ol start=“2” style=“list-style-type: decimal;”></HTML> <HTML><li></HTML>Загальні правила роботи з системою . <HTML></li></HTML><HTML></ol></HTML> Для редагування даних картки виконайте перехід з переліку до картки за допомогою піктограми plugins_servlet_benryanconversion «Редагувати». Для відображення в рядку переліку піктограми plugins_servlet_benryanconversion «Редагувати» використовуйте лінійку прокрутки, переміщуючи рядок праворуч.  

Для збереження внесених на певному екрані даних необхідно натиснути піктограму plugins_servlet_benryanconversion («Зберегти»). При внесенні та збереженні даних в лівому нижньому куті екрану тимчасово виводиться інформаційне повідомлення коректності запису даних в систему (див. Рисунок 7 ). plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 5. Інформаційне повідомлення коректності запису даних в систему  

Керування режимом подання «згорнуте/розгорнуте відображення» блоків даних екранів можливе за допомогою піктограм plugins_servlet_benryanconversion «Згорнути» та plugins_servlet_benryanconversion «Розгорнути». <HTML><ol start=“3” style=“list-style-type: decimal;”></HTML> <HTML><li></HTML>Контроль секторів інспекторів<HTML></li></HTML><HTML></ol></HTML> Після внесення логіну та паролю модератор потрапляє на сторінку Контроль секторів, де має можливість контролювати кількість доручень по секторам та інспекторам, що за них відповідають plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 6. Контроль секторів інспекторів Натиснувши на значення ячейки певної колонки модератор бачить перелів доручень та детальну інформацію по них plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 7. Перелік доручень по певному статусу <HTML><ol start=“4” style=“list-style-type: decimal;”></HTML> <HTML><li></HTML>Опрацювання доручень<HTML></li></HTML><HTML></ol></HTML> Модератор обирає доручення для обробки згідно їх пріоритетності, стану та результату, первинні пошуки виконуються системою автоматично, натискаючи на вкладку Обробка доручень. Стани та результати, за якими розподіляються доручення: 1. Надійшло 2. Не в компетенції 3. Прострочені 4. Увага 5 В роботі 6. До відома 7. На доопрацюванні 8. План/програма Типи та пріоритетність розподілу: - УГЛ - електронні джерела - пріоритетні - інші джерела - зауваження. plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 8. Перелік доручень для опрацювання Якщо користувач опрацьовує доручення декількох організацій, на робочій сторінці відображається його основна організація, в в переліку організацій, він може обрати ту, доручення якої має опрацьовувати. plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 9. Перелік організацій, доручення яких опрацьовує модератор 4.1             Розпис доручення на інспектора Доручення колонки надійшло – це доручення, що очікують прийому в роботу. Для того, щоб прийняти рішення, доручення потребує передачі на підлеглу організацію, має бути виконане інспетктором чи самим модератором необхідно відкрити додаткову інформацію по дорученню, натиснувши іконку plugins_servlet_benryanconversion plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 10. Перегляд додаткової інформації за дорученням Далі модератор натискає на номер питання та переходить на сторінку доручення, де в полі виконавець в організації проставляє необхідного інспектора та натискає зберегти: plugins_servlet_benryanconversion
Рисунок 11. Розподіл доручення на інспектора Доручення перейшло до інспектора, спостерігати за ним можна у вкладці Виконавці чи Контроль секторів. 4.2 Розподіл доручення на підлеглу організацію. Якщо доручення потребує розподілу на підлеглу організацію, то в полі виконавець обираєте відповідну організацію, ставите галочку и переходите до наступного доручення. Цикл повторюється. Після вибору виконавців (підлеглих організацій) у дорученнях, що ви бажаєте розподілити на підлеглі організації, натискаєте кнопку Розподілити. plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 12. Розподіл доручення на підлеглу організацію.     4.3 Прийняття доручення в роботу Після розподілу доручень на інспекторів та підлеглі організації, вони вже не відображаються у вас в списку,  залишаються доручення, які не розподілені, їх  можна взяти в роботу (ви стаєте Виконавцем даного доручення) ( стан доручення стає – В роботі). -           Для цього натискаєте в шапці таблиці прапорець plugins_servlet_benryanconversion У всіх доручень проставляється прапорець і ви натискаєте кнопку Взяти в роботу. plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 13. Масове прийняття доручень в роботу 4.4 Закриття доручення Для закриття  доручення виконавцю необхідно заповнити наступні поля :

1. Додати Файли та листи
2. Коментар виконавця – не обов ’ язковий для заповнення (коротка відповідь виконавця)
3. Результат розгляду

Опісля натиснути кнопку – Зберегти (див. Рисунок. 14) plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 14. Закриття доручення Додавання офіційної відповіді заявникові. plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 15. Відповідь заявникові Після збереження відповіді заявникові у виконавця з’являється можливість добавити файли, що підтверджуються виконання робіт. plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 16. Можливість додати файли (фото, відео, скан). При натисненні Додати (+) є можливість добавити файл. При натисненні на картинку відкривається предперегляд файлу plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 17. Додавання файла Переглянути вибраний файл можна клікнувши на на нього. plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 18. Можливість перегляду обраного файлу Вивантаження файлу можливе при кліку на іконку Загрузки. plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 19. Предперегляд файла. 4.5     Доручення колонки Не в компетенції надходять від підлеглих організацій, тобто, якщо батьківськ організація розподілила доручення на підлеглу, підлеглий, не згоден, що доручення в його компетенції, обираючи результат Не в компетенції він повертає доручення батьківській організації, а не в  1551. Але, якщо виконавець в поле Можливий виконавець обрав організацію міського значення (КиївВодоканал, КиївТеплоЕнерго, ДТЕК), то доручення переходить до відділу контролю 1551. Якщо доручення автоматично розподілилося на виконавця при оформленні питання, і він обирає результат – Не в компетенції, тоді доручення повертається в контрольний відділ 1551. Доручення Не в компетенції опрацьовуються в списку. В окремих складних ситуаціях є можливість перейти в картку доручення Побачити доручення надійшло від батьківської організації чи розмоділилося автоматично можна з допомогою поля Надйшло до в картці доручення. plugins_servlet_benryanconversion Бачимо, що надійшло до  РДА, а виконавець Відділ контролю за благоустроем. Тобто РДА розподілило доручення на даний відділ. При визначенні доручення як Не в компетенції, у виконавця з ’ являється додаткове поле «Можливий виконавець», де можна вказати виконавця, який, як ви вважаєте, має виконувати дане доручення. Для вибору – вносите назву організації в поле, та з випадаючого списку обираєте необхідну. plugins_servlet_benryanconversion ВАЖЛИВО!!!! Доручення можна визначити як не в компетенції ДО прийняття в роботу, тобто зі станом Зареєстровано! Визначити Не в компетенції можна доручення протягом 3-х днів з моменту реєстрації питання не враховуючи вихідні чи святкові дні. Визначити 1 доручення як Не в компетенції можна тільки 1 раз, якщо воно повернуто як В компетенції, повторно визначити як Не в компетенції не можливо. В стовпчику Можливий виконавець може відображатися  назва організації, яку попередній виконавець вважає виконавцем даного доручення (але доручення ще не розписане на можливого виконавця, буде розписано після підтвердження керівника виконавців) plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 20. Відображення та вибір можливого виконавця 4.1.1             Якщо керівник виконавців не погоджується з обраною організацією, тоді з випадаючого списку він може обрати іншу, після вибору поставити галочку та натиснути кнопку Передати plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 21. Розподіл доручення Не в компетенції. 4.6   Прострочені доручення – доручення, строк контролю яких менше поточної дати. 4.7 Увага – доручення, строк контролю яких підходить до закінчення. Доручення потрапляє в дану  колонку, коли до закінчення строку контолю залишилося ¼ часу. 4.8     В роботі – відображаються доручення, що знаходяться в роботі  у виконавця. 4.9 До відома – доручення, що не потребують виконання. Можливо масово закрити доручення вибравши всі та натиснувши – Ознайомився. 4.10                На доопрацюванні – доручення, що повернуті Контрольним відділом 1551 на доопрацювання виконавцю. Колонка Лічильник відображає кількість повернень доручення на доопрацювання. plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 22. Доручення, повернене на доопрацювання перший раз УВАГА!!! Доручення може дублюватися в декількох ячейках колонки, наприклад воно може знаходитися в ячейці Пріоритетне, так як це аварійна ситуація, також в ячейці Інші доручення, тому що було зареєстровано при надходженні телефонного дзвінка. При закритті доручення в одній ячейці, воно автоматично не буде відображатися в іншій. 4.11           План/Програма , доручення, що неможливо виконати в данний період. <HTML><ol start=“5” style=“list-style-type: decimal;”></HTML> <HTML><li></HTML>Налаштування автоматичного розпису доручень  на інспектора .<HTML></li></HTML><HTML></ol></HTML> Модератор заходить на сторінку Вибір виконавця і там налаштовує правило розпису звернень на посаду plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 23 Налаштування правила для автоматичного розпису доручення на інспектора     plugins_servlet_benryanconversion Після натиснення кнопки додати відкривається сторінка налаштування правила. Керівник виконавців заповнює Назву правила, обрирає організацію та посаду в ньому та натискає Зберегти:   plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 24. Створення правила   Опісля підписує типи питань, які обслуговує дана посада та об’єкти. При додаванні об’єкту, можна фільтрацію робити по будинку (якщо це окремі будинки) чи по району, якщо посада відповідальна за об’єкти певних районів: plugins_servlet_benryanconversion
Рисунок 25. додавання типів питань та об’єктів, що обслуговує інспектор plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 26. Вибір об’єкта Таким чином, якщо буде оформлюватися питанняз типом Сміття по об’єкту Сектор благоустрою №2 Солом’янського р-ну,  всі доручення автоматично будуть потрапляти на посаду виконавця Стригуновський Сергій. plugins_servlet_benryanconversion   <HTML><ol start=“6” style=“list-style-type: decimal;”></HTML> <HTML><li></HTML>Перегляд доручень підлеглих організацій.<HTML></li></HTML><HTML></ol></HTML> В вкладці Організації відображається перелік підлеглих організацій з розподілом доручень за станом.   plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 27. Відображення підлеглих організацій та їх доручень   Для деталізації інформації по організації натискаємо plugins_servlet_benryanconversion біля назви організації, та бачимо доручення розділені за джерелом надходження та пріоритетністю.   plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 28. Перегляд доручень обраної організації.   <HTML><ol start=“7” style=“list-style-type: decimal;”></HTML> <HTML><li></HTML>Перегляд доручень інспекторів<HTML></li></HTML><HTML></ol></HTML> Клікнувши на вкладку Виконавці у модератора є можливість переглянути доручення, що розписані на Інпекторів, розділені по станах plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 29. Перелік доручень інспектора   <HTML><ol start=“8” style=“list-style-type: decimal;”></HTML> <HTML><li></HTML>Пошук доручення за номером звернення<HTML></li></HTML><HTML></ol></HTML>   В полі Пошук доручення за номером звернення (Рисунок 25 ) вносимо номер звернення в форматі 9-123 та натиснувши Enter бачимо результат  plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 30. Пошук доручень за номером звернення   plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 31. Результат Пошуку       <HTML><ol start=“9” style=“list-style-type: decimal;”></HTML> <HTML><li></HTML>Загальна інформація<HTML></li></HTML><HTML></ol></HTML> У вкладці Загальна інформація доступний звіт Моніторинг виконання звернень по підлеглим організаціям.
В звіті обирається дата та тип питання (якщо потрібно дізнатися інформацію по всім питаннням, то обирається Класифікатор питань). В звіті надається можливість вивантаження в Ексель. plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 32. Вигляд звіту
  <HTML><ol start=“10” style=“list-style-type: decimal;”></HTML> <HTML><li></HTML>Для завершення сеансу роботи користувача під певним обліковим записом необхідно натиснути в меню Мій профіль на піктограму plugins_servlet_benryanconversion «Вийти». <HTML></li></HTML><HTML></ol></HTML> plugins_servlet_benryanconversion Рисунок 33 . Вихід з системи: Меню «Вийти»   rest_documentconversion_latest_conversion_thumbnail_32312344_1