Створення нового підрозділу виконується по пункту меню Реєстр / Створити / Створити підрозділ (мал.5).

Мал.5 Створити підрозділ На наступному етапі вказується рівень підрозділу, який створюється. У вікні Створення структурного підрозділу вказується:

• код підрозділу;
• найменування підрозділу;
• найменування підрозділу в родовому і давальному відмінках;
• коротке найменування підрозділу;
• тип і найменування організаційної одиниці;
• напрям діяльності;
• керівник і його телефон;

Мал.5 .1 Створити підрозділ/заповнення реквізитів

Реєстр підрозділів у штатному розписі представлений у виді, при якому екран складається з двох частин. У лівій частині наводиться список підрозділів, а в правій розташовуються закладки:

• штатні позиції;
• працівники;
• вакансії;
• поза штатом;
• кандидати;

Мал.6 Створений підрозділ/загальний вид в меню Для включення працівника або вакансії в підрозділ в штатному розписі додається новий запис. Створення штатної позиції виконується по пункту меню Реєстр / Створити в правій частині вікна. Під час створення проекту штатного розпису на основі діючого штатного розпису та коли на протязі будь-якого часу у діючому штатному розкладі відбувалися зміни, які необхідно відобразити в проекті штатного розкладу – використовують пункт меню Реєстр / Актуалізація розстановки згідно діючого Штатного Розпису. По пункту меню Реєстр / Підсумки Штатного розпису (комбінація клавіш Alt + I) викликається окреме вікно, в якому по контексту (вибраний підрозділ або усе підприємство) розраховуються підсумки і представляються в таблиці. Розрахунок підсумків налаштовується по підрозділу залежно від вибраного режиму Вид / Відображати підсумки з урахуванням підпорядкованих підрозділів.

Створення нової штатної позиції виконується по пункту меню Реєстр / Створити / Створити штатну позицію(мал.7)


Мал.7 Створення нової штатної позиції

При створенні штатної позиції вводиться:

• Підрозділ;
• Посада;
• Загальні відомості:

- Категорія персоналу; - Графік роботи; - Система оплати;

• Оклад;
• Кількість ставок;
• Фонд оплати праці.

(мал.8)
Мал.8 Заповнення реквізитів нової штатної позиції
Після створення штатної позиції вона автоматично потрапляє на закладку Вакансії. Для заповнення штатної позиції по пункту меню Реєстр/Призначити на посаду проводиться вибір Працівника і вказується Кількість ставок. Вибір співробітника може робитися з повного списку працівників або тільки позаштатних працівників (параметр Тільки поза штатом). Після призначення на посаду цей працівник відображається на закладці Працівники. В нижній частині вікна розташовано дві закладки – Робітники на посаді та Кадровий резерв.
На закладці Працівники на посаді відображаються працівники, яких призначені на штатну позицію. На закладці Кадровий резерв здійснюється облік внутрішнього кадрового резерву (працівники даної або іншій організації). Для штатної позиції можна призначити працівника для кадрового резерву (1-2 людини). Для резервіста є дата початку включення в кадровий резерв і дата виводу з кадрового резерву. У проекті штатного розпису внесення резервістів проводиться вручну. Візуальне відображення штатних позицій : - Зелений колір штатної позиції - вакантна. - Червоний колір - зайві працівники на штатній позиції

На закладку потрапляють співробітники, які закривають вакансію або розподілені по штатних позиціях. Кольорова відмітка працівників:

• жирний синій - працівник знаходиться у відпустці по догляду за дитиною до 3-х. років
• червоний колір - працівник знаходиться на посаді на час декретної відпустки основного працівника
• сірий колір - працівник має надбавку за заміщення або поєднання штатною позицій, на якій він відображається сірим кольором
• синій курсив - встановлюється в двох ситуаціях:
• при створені першого штатного розпису на основі стану особистих карток (поки немає діючого) працівник відображається синім курсивом.
• При введені проекту штатного розпису в дію є можливість проводити або не проводити зміни по штатній позиції по працівниках. Це використовується, наприклад, якщо по позиції оклад заданий 1000 грн., а працівникові оклад встановлений 900 грн. Відмітка курсивом працівника в проекті штатного розпису показує відрив штатної позиції від діючого штатного розпису. При установці у вікні коригування штатної позиції параметра Провести зміни по працівниках по штатній позиції проведені зміни відображаються в проекті, а зміни які проводяться в діючому штатному розписі вже не торкаються “відірваної” штатної позиції проекту.

На закладці відображаються усі вакансії, які не закриті співробітниками. Усі вакансії, створені в штатному розписі по яких не проведено автоматичну розстановку, також потрапляють на закладку Вакансії. Для створення нової вакансії (пункт меню Реєстр/Створити) необхідно заповнити поля:

• Посада;
• Оклад,
• Кількість ставок,
• Зарезервовано ставок,
• Фонд оплати праці.

На закладці Реквізити заповнюються загальні відомості. На закладці Посадова інструкція вноситься відповідна інформація на закладках: Загальні стани, Функції (посадові обов'язки), Права, Відповідальність, Взаємовідносини. На закладці Коментар вноситься довільний коментар до посади.

Усі співробітники, вибрані з штатного розпису по яких не проведено автоматичну розстановку, потрапляють на закладку Поза штатом. Зміни даних по співробітникові проводяться при відкритті картки працівника.

На закладці відображаються усі співробітники, по яких не затверджені накази про прийом на роботу. На закладці Кандидати також проводиться вибір співробітників для заповнення вакансій.