Зміст:

• 1. Ведення проєктних заявок, поданих у друкованому вигляді
• 2. Редагування проєктних заявок
  • 2.1. Редагування тексту заявки
  • 2.1. Зміна статусів
• 3. Додавання висновку комісії по проєкту
• 4. Рейтинг проєктів
• 5. Голосування
  • 5.1. Електронний збір підписів за проєкт
  • 5.2. Додавання голосуючих і голосів, поданих в друкованому вигляді
• 6. Історія змін

—-

Для роботи з проєктами та додавання нової проєктної заявки перейдіть в меню «проєкти». У таблиці наведені всі проєкти вашого міста на час поточної сесії. Крім записів (рядків) у робочій області, сторінка містить:

• зону пошуку за назвою чи ID проєкту (праворуч над таблицею);
• пошук за діапазоном розміру бюджету (для пошуку встановіть значення на шкалі ВІД і ДО, для скасування змініть значення на нульове і максимальне, або скиньте фільтри);
• фільтри проєктів за статусами (оберіть необхідне значення зі списку, що випадає);
• фільтр за категорією проєкту;
• фільтр за бюджетом (вказуєте діапазон і натискаєте «ОК»);
• фільтр за районом (райони ви маєте додати в «Довідники» - «Райони міста»);
• фільтр за відповідальним підрозділом за проєкт;
• фільтр за Модератором. що вносив проєкт.

Щоб переглянути всі проєкти, скиньте фільтри «Скинути фільтри». Рисунок 1. Розділ «проєкти» і фільтр проєктів в адмінпанелі Для додавання проєкту зробіть наступне:

1. Натисніть кнопку «Додати проєкт» (ліворуч над таблицею).
2. Перевірте наявність автора заявки в базі даних. Можливо, це не перший проєкт, який він подає, або у нього були проєкти, подані в минулому році. Для цього в полі «Користувач» праворуч почніть вводити перші літери прізвища автора, а Система знайде всіх відповідних, оберіть необхідного вам користувача.

Рисунок 2. Поле пошуку користувача при доданні паперового проєкту в Систему 3. Якщо автора немає в базі, натисніть кнопку «Створити». Вам буде завантажена та ж форма введення автора, що і в меню «Користувачі». Заповніть її аналогічним чином. Після натискання на кнопку «Зберегти» Система знову поверне вас у вікно додавання проєкту, а нового учасника потрібно буде вибрати зі списку авторів. 4. Заповніть всі поля проєкту у відповідності до відомостей, зазначених автором. Можна не заповнювати ті поля, де даних немає і які не є обов'язковими для заповнення. Рисунок 3. Форма додання паперового проєкту в Систему Частина полів вводиться вручну, частина – вибирається зі списку (наприклад, «Категорія проєкту» і «Район»). Їх значення Ви задавали під час налаштування довідників. Якщо якогось значення не вистачає, закрийте форму редагування проєкту, перейдіть в довідник і внесіть необхідні зміни. Щоб завантажити файл бюджету і лист підписів, а також можливі ілюстрації користувача, відскануйте або сфотографуйте їх, збережіть в форматі pdf або jpg і завантажте у відповідних полях заявки, натиснувши кнопку «Завантажити». У полях Фото, Документи та Підписи ви можете додавати по кілька файлів, в полі Бюджет – лише один. Файли мають бути не більшими за 3 Мб кожен та 100 Мб в сукупності.

У разі необхідності редагування проєктної заявки знайдіть в списку потрібну заявку і відредагуйте, викликавши форму редагування кнопкою «Редагувати». Допускається редагування Модератором будь-якого поля. Після закінчення редагування збережіть зміни.

Статуси проєкту можуть змінюватися автоматично (під час зміни поточного етапу сесії), а в окремих випадках  можуть змінюватися Модератором власноруч. Для зміни статусу знайдіть проєкт в таблиці і в полі «Статус» виберіть потрібне значення. Всі зміни збережуться. Картку проєкту відкривати не обов'язково. Або в картці проєкту перейдіть на вкладку «Статуси проєкту». Під час зміни статусу на такий, що може потребувати коментарів та документального підтвердження (експертна оцінка, звіт про реалізацію, рішення комісії, тощо), не забудьте додати документ та написати коментар. Це буде відображено на Сайті в картці проєкту. Рисунок 4. Вкладка «Статуси проєкту» в картці проєкту в адмінпанелі
Під час зміни статусу на такий, що може потребувати коментарів та документального підтвердження (експертна оцінка, звіт про реалізацію, рішення комісії, тощо), необхідно додати документ та написати коментар. Це буде відображено на Сайті в розділі «Історія проєкту». Рисунок 5. Сторінка проєкту на Сайті
При зміні статусу вручну через картку проєкту натисніть кнопку «Змінити статус». Модератор змінює статус власноруч, коли:

• проєкт не проходить модерацію, при цьому залишається в Системі, але на Сайті не відображається (статус «Видалений»);
• проєкт не проходить модерацію, але дозволяється його виправити (статус «Відхилений» з вказаною причиною відмови);
• проєкт пройшов модерацію і має стати на електронний збір підписів підтримки (якщо вибрано в сесії) (статус «Електронний збір підписів»);
• проєкт пройшов первинну модерацію і допущений до розгляду (статус «На розгляді»);
• проєкт потребує доопрацювання автором згідно з оцінкою експертної комісії (статус «Відхилений» з вказаною причиною відмови і експертною оцінкою);
• проєкт повторно розглянуто Модератором після доповнення автора і допущено до повторного розгляду (статус «На розгляді»);
• проєкт пройшов розгляд комісії, отримав позитивну оцінку і допущений до голосування (статус «Успішно пройшов оцінку»);
• проєкт пройшов розгляд комісії, отримав негативну оцінку і не допущений до голосування (статус «Відхилений»);
• проєкт переміг у голосуванні (статус «Переможець»);
• проєкт не переміг в голосуванні (статус «Брав участь»);
• проєкт реалізований департаментом (статус «Реалізований»);
• проєкт не можливо реалізувати за певних причин (статус «Неможливо реалізувати»).

В день початку етапу Система автоматично присвоює ряд статусів, а саме:

• статус «Уточнюється автором»  Система автоматично присвоює  на N діб (параметр визначений в налаштуваннях сесії) на етапах подання проєктів та розгляду, коли проєкт зібрав необхідну кількість електронних підписів;
• статус «На голосуванні» проєктам, що успішно пройшли оцінку на початку голосування;
• статус «На реалізації» проєктам, що були визначені як переможці на початку реалізації;
• статус «Очікує рішення» всім проєктам, що брали участь у голосуванні на початку визначення переможців;
• статус «Брав участь» проєктам, що мали статус «Очікує рішення»  на початку реалізації.

На Сайті відображаються помітки статусу проєкту (біля або під назвою). Рисунок 6. Демонстрація на Сайті статусу проєкту

Після отримання від Комісії висновку щодо проєкту Модератор може додати його до заявки і змінити її статус. Для цього необхідно:

• попередньо відсканувати лист оцінки проєкту та зберегти як єдиний файл (pdf, jpg, zip);
• перейти в меню «проєкти», знайти в списку потрібну заявку, відкрити її і перейти на вкладку «Статус проєкту»;
• якщо заявка прийнята, завантажити в поле «Файли» відсканований лист оцінки і змінити статус проєкту з «На розгляді» на «Успішно пройшов оцінку»;
• якщо заявка відхилена, ознайомившись з листом оцінки, виберіть у списку відповідну причину відмови, далі завантажте в поле «Файли» відсканований лист оцінки, напишіть коментар, що розкриває причину відмови (зазвичай міститься у висновку комісії в кінці листа оцінки), і змініть статус проєкту на «Відхилені».

Ця інформація буде відображатися на Сайті в блоці «Історія проєкту» на сторінці проєкту.

В даному розділі з’являються дані на етапі Голосування. проєкти розміщені в рейтинговому порядку в порядку спадання кількості отриманих голосів. Якщо в сесії був зазначений поділ бюджету за типами/районами/категоріями, можна побачити окремий рейтинг для кожного елементу. Для цього переключіть вгорі назву елементу. Рисунок 7. Розділ «Рейтинг проєктів» в адмінпанелі Зеленим кольором виділені проєкти, які знаходяться в топі рейтингу і потрапляють  в бюджет. Жовтим кольором виділений останній проєкт за зеленими, який позначається як такий, що частково поміщається в бюджет. Червоним кольором будуть виділені проєкти, які знаходяться в топі і в межах бюджету, але не задовольняють параметру «Мінімальна кількість голосів для перемоги». Рейтинг для користувачів є ідентичним до Рейтингу проєктів. В разі, якщо дані не співпадають чи проєкт знаходиться не на своєму місці, натисніть кнопку update. В кабінеті користувача, який є автором проєкту на голосуванні, відображається частковий рейтинг проєктів, який дозволяє автору зрозуміти його місце в рейтингу. В рейтингу користувача в його Особистому кабінеті позначені топ-3 проєкти рейтингу, останній прохідний проєкт в бюджет (блакитним кольором), позиція проєкту користувача над або під прохідним (зеленим кольором) та проєкт, наступний за проєктом користувача. Розривами позначені інші проєкти.

До початку сесії необхідно перевірити можливість електронного збору підписів. Внизу налаштувань буде розділ «Збір підписів», де необхідно вибрати значення «Електронний збір» та встановити кількість днів на збір підписів та кількість днів, які автор матиме можливість редагувати проєкт після збору достатньої кількості підписів за свій проєкт. Рисунок 7. Блок «Збір підписів» в налаштуваннях сесії В розділі «Голосування - Електронні підписи» буде відображено перелік голосуючих та проєктів. Ви можете:

• фільтрувати дані за користувачем, що голосував;
• переглянути голосування за певний період, обмеживши строки у календар ліворуч;
• фільтрувати дані за проєктом, який був на голосуванні;
• сортувати дані в полях Автор, проєкт, Дата створення в порядку зростання або зменшення;
• здійснювати пошук за назвою проєкту або ім’ям голосуючого у полі Пошук праворуч над таблицею.

Рисунок 8. Розділ «Електронні підписи» в адмінпанелі Система автоматично підраховує голоси і змінює статус проєкту, коли той набрав необхідну кількість голосів на «Уточнюється автором». Статус діє три дні, за які автор може внести зміни в проєкт. Після чого проєкт автоматично отримує статус «На розгляді», незалежно від того, були внесені автором уточнення чи ні. У випадку, коли строк збору підписів завершено, а проєкт не набрав необхідної кількості голосів, Система автоматично змінює статус проєкту на «Відхилений остаточно» і відправляє листа автору про те, що його проєкт не набрав необхідної кількості голосів і не буде брати подальшої участі у конкурсі Громадського бюджету.

Для додавання голосів, поданих в друкованому вигляді, а також для роботи з можливими накрутками і помилками при голосуванні перейдіть до розділу «Голосування - Голоси». Крім області записів (рядків) робоча область містить:

• зону пошуку за назвою чи ID проєкту, за який голосують;
• пошук по діапазону дат голосування (для пошуку встановіть значення в календарі ВІД і ДО, для скасування очистіть дати в календарі).

Для додавання голосу натисніть кнопку «Додати Голос» ліворуч над таблицею. Виберіть голосуючого зі списку користувачів. Якщо голосуючого в списку немає, перейдіть на вкладку «Створити». Система відкриє вам стандартну форму додавання користувача, куди ви можете ввести його дані (аналогічно роботі з формою в меню «Користувачі»). Ви можете обрати один чи одразу кілька проєктів, за які віддав свій голос користувач, якщо Положенням передбачено кілька голосів одного голосуючого (кількість голосів може мати загальне обмеження, за типами, категоріями, тощо). Після введення голосу натисніть «Зберегти». Рисунок 9. Форма введення паперового голосу в адмінпанелі У разі, якщо цей голосуючий вже вичерпав весь свій ліміт голосів, встановлений в налаштуваннях сесії, Система покаже попередження і введення голосу буде неможливе. Можливість додавати паперові голоси відкрита протягом всього етапу “Голосування” та 3 дні по його завершенню і початку етапу “Визначення переможців”.   Наприклад: якщо голосування закінчилось 20 грудня о 23:59:59, то паперові голоси ви зможете довносити ще до 23 грудня до 23:59:59. Також за ці три дні можна видаляти голоси, які на Вашу думку були віддані не справжніми голосуючими (наприклад, замість скану паспорту, додана картинка чи чужий скан паспорту).

Історія змін – це розділ, де відображені всі дії, що відбувались в системі і призвели до створення, змін чи видалення об’єкту. Цей розділ є відкритим для Модератора для проведення перевірок прозорості роботи працівників. Крім області записів (рядків) робоча зона містить:

• Пошук за іменем користувача;
• Пошук за дією, що була здійснена: створення, редагування, видалення;
• Пошук за об’єктом, з яким була здійснена певна дія: роль, адміністратори, користувачі, голоси, електронні підписи, сесії, міста, райони, відповідальні підрозділи, категорії, типи категорій, типи організацій, причини відмови, звідки дізналися за проєкт, теги, новини, документи, контактні центри, міста, статичні сторінки, шаблони листів;
• Кнопка «Скинути фільтри», яка дозволяє скинути всі умови пошуку даних, які були введені.

Історія змін представлена у вигляді таблиці, де кожен запис містить:

• Дата створення зміни;
• Модератор, що здійснив зміну;
• Дія;
• Об’єкт, якого стосуються зміни. При натисканні на об’єкт  відкривається форма редагування цього об’єкту.

Безпосередній запис з відображенням: в разі створення дані виділені зеленим кольором; в разі редагування нові дані будуть виділені зеленим кольором, а редаговані дані виділено червоним кольором із закресленням; у випадку видалення в рядку будуть відображені лише закреслені дані виділені червоним. Окремо знаходиться поле пошуку, де ви можете ввести частину даних з об’єкту, зміни по якому потрібно знайти, його ID. Рисунок 10. Розділ «Історія змін» в адмінпанелі