(Б-28) Внутрішні інфраструктурні сервіси КМДА : Корпоративні сервіси

• Інформаційну автоматизовану систему «Внутрішній корпоративний інформаційний портал» :
  • Інформаційну автоматизовану систему «Управління проектами»(АСУП)
  • Інформаційно-комунікаційні сервіси:
    • Корпоративний поштовий сервіс;
    • Корпоративні календарі;
    • Скайп;
    • OneDrive

Корпоративні сервіси – корпоративні інформаційні сервіси виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у своєї структурі мають: Інформаційну автоматизовану систему «Внутрішній корпоративний інформаційний портал» (далі - Корпоративний портал) яка включає в себе  інформаційну автоматизовану систему «Управління проектами» (далі – Управління проектами або АСУП); інформаційно-комунікаційні сервіси: Корпоративний поштовий сервіс; Корпоративні календарі; Скайп; OneDrive; Корпоративний портал Корпоративний портал – внутрішній корпоративний інформаційний портал – офіційний внутрішній веб-ресурс КМДА взагалі та структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, через який користувач інформації може отримати доступ до інформаційного наповнення і програмних додатків загального користування. Для забезпечення доступу до Корпоративного порталу користувачами інформації використовується веб-інтерфейс Внутрішній корпоративний інформаційний портал (далі – Корпоративний портал) призначений для забезпечення ефективної взаємодії між керівництвом і співробітниками КМДА в питаннях загального інформування, покращення умов праці, навчання та колективної роботи. До інформаційних ресурсів Корпоративного порталу відносяться:

• загальні веб-сторінки, які стосуються КМДА взагалі;
• субвеб-сайти структурних підрозділів КМДА.

Для наповнення інформаційних ресурсів контентом та оприлюдення інформації на Корпоративному порталі призначаються Контент-адміністратор та Постачальники інформації. Контент-адміністратор Корпоративного порталу, його відповідальність та відповідальність Постачальників інформації за наповнення інформаційних ресурсів відповідним контентом, визначається окремим Розпорядженням КМДА. Оприлюднення інформації на Корпоративному порталі, за винятком субвеб-сайтів структурних підрозділів КМДА, здійснюється Постачальниками інформації централізовано через Контент-адміністратора Корпоративного порталу (далі – Контент-адміністратор) у спосіб, визначений у п. п. 8.1- 4.8.10 цього Регламенту. Наповнення субвеб-сайтів Постачальниками інформації здійснюється самостійно уповноваженими в установленому порядку особами – відповідальними особами (модераторами). За зміст наданої для оприлюднення інформації, персональна відповідальність покладається на керівника Постачальника інформації, які цю інформацію надали. Організація взаємодії Постачальників інформації з Контент-адміністратором щодо надання інформації для оприлюднення на загальних сторінках Корпоративного порталу: Керівник Постачальника інформації призначає особу (осіб), відповідальну(-них) за надання Контент-адміністратору інформації для оприлюднення на загальних сторінках Корпоративного порталу та повідомляє про це Контент-адміністратора у довільній формі через пошту, зазначивши такі відомості: посада, П.І.Б. та контактна інформація призначеної особи (NN телефонів, адресу службової електронної пошти). Повідомлення надсилається електронною поштою за адресою, що визначає Контент-адміністратор. У разі зміни на постійній основі особи, відповідальної за надання Контент-адміністратору інформації для оприлюднення на загальних сторінках Корпоративного порталу, та/або її контактної інформації, керівник Постачальника інформації в обов'язковому порядку в довільній формі повідомляє Контент-адміністратора у спосіб, визначений у п. 8.1. Повідомляти Контент-адміністратора про тимчасову (на період відпустки, хвороби тощо) зміну особи, відповідальної за надання інформації Постачальникам інформації не потрібно. Відповідальна за надання для оприлюднення на загальних сторінках Корпоративного порталу особа збирає, узагальнює, опрацьовує, у відповідності до вимог, визначених Контент-адміністратором, всю інформацію та надсилає її максимально оперативно електронною поштою зі своєї службової електронної пошти за адресою,  що визначає Контент-адміністратор. Інформація на загальних сторінках Корпоративного порталу не оприлюднюватимуться, якщо вона:

• надіслана до Контент-адміністратора не з авторизованих адрес службової електронної пошти;
• у полях теми та/або змісту електронного листа від постачальника інформації не вказано адреси (URL) загальної веб-сторінки, назва рубрики Корпоративного порталу, де надіслана інформація має бути оприлюднена;
• її зміст не відповідає вимогам, визначеним Контент-адміністратором.

Інформація для оприлюднення на загальних сторінках Корпоративного порталу до Контент-адміністратора у паперовому вигляді не надається. Контент-адміністратор по можливості оперативно оприлюднює на Корпоративному порталі отриману від Постачальника в електронному вигляді інформацію, про що повідомляє Постачальника, надіславши електронною поштою лист-відповідь. У полі змісту листа-відповіді Контент-адміністратор зазначає веб-адресу (URL) оприлюдненої інформації. Постачальник інформації слідкує за коректністю та актуальністю наданої інформації, що оприлюднена на загальних сторінках Корпоративного порталу. У разі виявлення помилок, неточностей тощо оперативно повідомляє Контент-адміністратора за визначеною ним адресою електронної пошти або телефоном. Не допускається оприлюднення інформації, розповсюдження якої заборонено законодавством. Інформація, якщо вона не призначена для оприлюднення на веб-сторінках іншомовних версій Корпоративного порталу, надається для розміщення українською мовою та попередньо обов'язково підлягає літературному редагуванню. Постачальник інформації зобов’язаний:

• визначити уповноважених осіб, відповідальних за збір, опрацювання й безпосереднє наповнення субвеб-сайтів та надання інформації Контент-адміністратору для оприлюднення на Корпоративному порталі;
• забезпечити регулярне самостійне наповнення обов'язкових та необов'язкових веб-сторінок (рубрик) субвеб-сайтів у складі Корпоративного порталу;
• оперативно надавати Контент-адміністратору дані про зміни щодо уповноважених посадовців, відповідальних за безпосереднє надання інформації для оприлюднення на Корпоративному порталі, у триденний термін після настання таких змін;
• забезпечити регулярне надання Контент-адміністратору актуальної обов'язкової інформації для оприлюднення на відповідних обов'язкових веб-сторінках (в обов'язкових рубриках) Корпоративного порталу, актуальної необов'язкової інформації для оприлюднення на відповідних необов'язкових веб-сторінках (у необов'язкових рубриках), безумовне, якісне та своєчасне виконання решти вимог Регламенту.

АСУП Інформаційна автоматизована система «Управління проектами» (далі – Управління проектами або АСУП) застосовується користувачами для вирішення таких завдань: відкриття проекту; призначення ресурсів під проект; підготовки плану проекту; моніторингу плану-графіку та бюджету; формування звітності за проектом; ведення реєстру проектів. Інформаційна автоматизована система «Управління проектами» (далі – Управління проектами або АСУП) застосовується користувачами для вирішення таких завдань:

• відкриття проекту;
• призначення ресурсів під проект;
• підготовки плану проекту;
• моніторингу плану-графіку та бюджету;
• формування звітності за проектом;
• ведення реєстру проектів.

Загальні засади застосування АСУП:

• доступ до АСУП надається тільки посадовим (службовим) особам які входять до складу команди одного або декількох проектів КМДА або управляють портфелем проектів, для виконання ними своїх посадових (службових) обов’язків;
• доступ особам, які не є працівниками КМДА, але є учасниками одного або декількох проектів КМДА, здійснюється за поданням відповідних керівників структурних підрозділів КМДА, відповідальних за проект, за погодженням з службою захисту інформації в порядку, викладеному в розділі 2;
• всі проекти КМДА повинні бути зареєстровані та вестися в АСУП. Ведення проектів поза АСУП забороняється.

Користувач зобов’язаний:

• регулярно перевіряти надходження поштових повідомлень на свою службову електронну пошту (не менше двох разів протягом робочого дня) стосовно завдань та іншої інформації в рамках АСУП та своєчасно реагувати на них;
• своєчасно вводити в АСУП дані, що передбачені його посадовими (службовими) обовязками в терміни що визначені в рамках АСУП;
• завчасно вводити дані в АСУП про свої відпустки, своєчасно інформувати про відрядження, листи непрацездатності та інші дані, що впливають на ведення ресурсів.

Поштовий сервіс Корпоративний поштовий сервіс – корпоративна електронна пошта – програмне рішення, яке побудоване на програмному продукті компанії Microsoft Exchange Server (серверний програмний продукт для обміну повідомленнями та спільної роботи), основними функціями якого є обробка і пересилка поштових повідомлень, спільний доступ до календарів і завдань, підтримка мобільних пристроїв і веб-доступ через додаток Microsoft Outlook, а завданням є організація обміну повідомленнями між користувачами інформації в Корпоративних сервісах Службова електронна пошта – електронна пошта (поштова скринька) працівника установи, сформована з використанням доменного імені у домені kmda.gov.ua для обміну управлінською інформацією, яка не має юридичної сили Корпоративний поштовий сервіс застосовується користувачами для обміну поштовими повідомленнями з метою:

• попереднього погодження редакції проектів спільних електронних документів, зокрема співрозроблення проектів актів;
• доведення управлінської інформації до відома;
• інформування про прийняті управлінські рішення;
• з’ясування стану опрацювання електронних документів, що надійшли на їх розгляд;
• оперативного обміну інформацією зі службових питань (запит – відповідь).

Загальні засади застосування корпоративного поштового сервісу:

• службова електронна пошта надається працівникам тільки для виконання своїх службових обов’язків;
• усі електронні повідомлення, створені і збережені користувачем засобами корпоративного поштового сервісу, є власністю КМДА і не вважаються персональними;
• КМДА залишає за собою право здійснювати нагляд за поштовими відправленнями працівників. За поданням відповідних служб КМДА електронні листи можуть бути прочитані та використані для проведення розслідувань;
• інформаційний обмін поштовими повідомленнями не має юридичної сили, але може використовуватися для підтвердження виконаних дій.

Користувач зобов’язаний:

• регулярно перевіряти надходження поштових повідомлень на свою службову електронну пошту (не менше двох разів протягом робочого дня);
• відповідати на запити, які надходять на службову електронну пошту, не пізніше наступного робочого дня (якщо інше не визначено у запиті), а у випадках відсутності на робочому місці (відрядження, відпустка, лист непрацездатності тощо) використовувати функцію автовідповіді;
• своєчасно інформувати посадову особу, що направила запит, про неможливість надання інформації або виконання відповідного завдання з зазначенням об’єктивних причин.

При підготовці поштового повідомлення користувач зобов’язаний:

• вказати тему поштового повідомлення відповідну його змісту;
• у разі, якщо до поштового повідомлення додаються файли-вкладення, вказати на дану обставину в основному тексті повідомлення (максимальний обсяг файлів-вкладень не повинен перевищувати визначений ліміт – 20 Мб);
• вкінці тексту вказати підпис у відповідності до вимог щодо оформлення підпису в поштових повідомленнях корпоративного поштового сервісу та мати єдиний офіційний вигляд (див. п.6.5).

Вимоги щодо оформлення підпису в поштових повідомленнях корпоративного поштового сервісу Послідовність змісту підпису в кінці повідомлення:

• ім’я та прізвище;
• посада;
• назва структурного підрозділу;
• номер робочого телефону;
• номер мобільного телефону (за потребою).

Корпоративні календарі Корпоративні календарі - сервіс, який застосовується користувачами для: створення та ведення власного календарю (календарів); формуваня та обробки запрошень на наради, відповідей і повідомлень. Корпоративні календарі застосовується користувачами для:

• створення та ведення власного календарю (календарів);
• формуваня та обробки запрошень на наради, відповідей і повідомлень.

Загальні засади застосування корпоративних календарів:

• всі користувачі повинні мати власний календар для організації спільної роботи з іншими користувачами в межах виконання своїх посадових (службових) обов’язків;
• всі наради та інші спільні заходи повинні призначатися тільки з застосуванням корпоративних календарів та є обов’язковими до виконання всіма посадовим (службовим) особами;
• посадові (службові) особи, які не застосовують корпоративні календарі для призначення нарад та інших спільних заходів або ігнорують запрошення на них, несуть відповідальність згідно чинного законодавства.

Користувач зобов’язаний:

• призначати та відвідувати наради та інші спільні заходи в межах своїх посадових (службових) обов’язків;
• публікувати свій календар для організації спільної роботи з іншими співробітниками.

Скайп Скайп – програмне забезпечення компанії Microsoft Skype for Business, яке є інтерактивним комунікатором для обміну голосовими та відео повідомленнями, файлами, колективної роботи з документами Корпоративний Скайп застосовується користувачами для:

• проведення мережевих нарад, зборів та конференцій;
• обміну миттєвими повідомленнями.

Загальні засади застосування Скайп:

• Скайп повинен обовязково застосоуватися для проведення аудіо- й відео-нарад, зборів та конференцій у випадках, коли учасники територіально розподілені та їх зібрання в одному місці передбачає значні витрати часу, фінансових та матеріальних ресурсів;
• Скайп повинен застосовуватися для підвищення продуктивності мережевих нарад, зборів, конференцій за допомогою дощок, опитувань, анкетування і миттєвих повідомлень, застосуванням функції запису зборів, демонстрації учасниками своїх екранів і створення анотацій в PowerPoint в реальному часі.

Користувач зобов’язаний:

• призначати та приймати участь в аудіо- й відео-нарадах, зборах та конференціях в межах своїх посадових (службових) обов’язків з застосуванням всіх його функціональних можливостей.

OneDrive Microsoft OneDrive – програмне рішення від компанії Microsoft, яке за своєю будовою є хмарним сховищем і дозволяє зберігати, обмінюватися та колективно працювати з документами, таблицями, презентаціями тощо OneDrive застосовується користувачами для:

• зберігання та обміну файлами;
• забезпечення колективної роботи з документами, таблицями, презентаціями тощо.

Загальні засади застосування OneDrive:

• OneDrive застосовують для сумісного редагування документів на етапі розробки проекту документа до завантаження документа в систему електронного документообігу для подальшого погодження та затвердження. Після затвердження в системі електронного документообігу,  документ може бути завантажений в  OneDrive для загального доступу без права на редагування;
• документ в OneDrive завантажує та надає до нього доступ тільки посадова (службова) особа, яка визначена як відповідальна особа в рамках системи документообігу;
• OneDrive повинен обовязково застосовуватися для сумісного редагування проекту документа, якщо кількість осіб що його редагують більше двох.

Користувач зобов’язаний:

• створювати, завантажувати, надавати сумісний доступ та визначати права на редагування та перегляд документа іншим посадовим (службовим) особам в межах своїх посадових (службових) обов’язків;
• забороняти доступ до редагування проекту документа, що  завантажений в систему електронного документообігу для подальшого погодження і затвердження та до затвердженого документу.